La gestió del coneixement

La gestió del coneixement (de l'anglès Knowledge Management) és un concepte aplicat en les organitzacions. Té la finalitat de transferir el coneixement des del lloc on es genera fins al lloc on es va utilitzar, i implica el desenvolupament de les competències necessàries en l'interior de les organitzacions per compartir i utilitzar entre els seus membres, així com per a valorar-lo i assimilar- si es troba a l'exterior.  És normal que qualsevol persona que s'acosta a aquest tema es perdi en una gran embolic de conceptes aparentment similars.  Es parla de Gestió del Coneixement, d'aprenentatge organitzatiu, de Capital Intel·lectual, o d'actius intangibles.  A vegades s'introdueixen els mateixos conceptes amb denominacions diferents.

Les organitzacions s'estan adonant que els seus actius físics i financers no tenen la capacitat de generar avantatges competitius sostenibles en el temps.  I descobreixen que els actius intangibles són els que aporten un veritable valor a les organitzacions.  Però, què volem dir quan parlem d'actius intangibles ?.  Són una sèrie de recursos (especialment persones) que pertanyen a l'organització, però que no estan valorats des d'un punt de vista comptable.  També són actius intangibles les capacitats que es generen en l'organització quan les persones comencen a treballar en grup.  En definitiva un actiu intangible és tot allò que una organització utilitza per crear valor, però que no està comptabilitzat.  El Fons de Comerç d'una empresa és la diferència entre el valor comptable de l'empresa i el preu pagat per ella en una adquisició d'empreses.  Aquest concepte és una aproximació a la valoració dels intangibles d'una empresa, però en si mateix no aporta molt, ja que és un concepte estàtic i que únicament es materialitza en fusions i adquisicions d'empreses.  L'ideal seria analitzar com els intangibles van evolucionant en el temps i si els actius intangibles augmenten o disminueixen entre períodes de temps comparables.

Hi ha diversos elements que podem tenir en compte en la Gestió del Coneixement: a) el capital intel·lectual: els actius intangibles d'una companyia que contribueixen a la seva avaluació.  b) Els executius responsables de maximitzar el potencial del coneixement d'una organització.  c) la gestió del coneixement del personal: l'organització dels pensaments i de la creença d'un individu.  d) Administració del coneixement de l'empresa: l'estratègia, el procés o les tecnologies usats per adquirir, compartir i reutilitzar el coneixement i enteniment d'una empresa.  e) la memòria corporativa, que es pot definir com el cos total de les dades, de la informació i dels coneixements requerits per donar a conèixer els objectius estratègics d'una organització.  Una memòria corporativa és la combinació d'un espai on s'emmagatzemen els objectes i els artefactes, i la comunitat o gent que interactua amb aquests objectes per aprendre, prendre decisions, i entendre el context. 

La Teoria de Recursos i Capacitats apareix en la dècada dels vuitanta i es pot considerar la precursora de la Gestió del Coneixement, ja que se centra en analitzar els recursos i les capacitats de les organitzacions com a base per a la formulació de la seva estratègia.  La teoria basada en els recursos s'enquadra dins del que s'anomena Anàlisi Estratègica.  Les organitzacions són diferents entre si en funció dels recursos i capacitats que posseeixen en un moment determinat. Aquests recursos i capacitats no estan disponibles per a totes les empreses en les mateixes condicions.  Això explica les seves diferències de rendibilitat.  Els recursos i capacitats tenen cada vegada un paper més rellevant en l'estratègia.  La pregunta que cal contestar és: quines necessitats puc satisfer ?, en lloc de quines necessitats vull satisfer?  El benefici d'una empresa és funció de les característiques de l'entorn i dels recursos i capacitats de què disposa.

Un cop analitzada la importància dels intangibles, hem d'indicar que la majoria d'ells estan basats en la informació, l'aprenentatge i el coneixement.  És en aquest punt on podem enllaçar la Teoria de Recursos i Capacitats amb l'aprenentatge organitzatiu.  A través de l'aprenentatge individual i de processos de captació, estructuració i transmissió del coneixement corporatiu, podem arribar a parlar d'aprenentatge organitzatiu.  L'aprenentatge organitzatiu permet augmentar les capacitats d'una organització.  És a dir, és un mitjà perquè l'empresa pugui resoldre problemes cada vegada més complexos.  Quan una sèrie de persones comencen a treballar en grup, al principi se solen produir problemes de coordinació, però quan passa cert temps es van afinant els processos i cada vegada es fan millor les tasques.  Això és aprenentatge organitzatiu: aprendre junts a resoldre problemes amb una efectivitat determinada.

El concepte de gestió del coneixement no té definició única, sinó que ha estat explicat de diverses maneres: a) La gestió del coneixement és l'àrea dedicada a l'adreça de les tàctiques i estratègies requerides per a l'administració dels recursos intangibles humans en una organització .  b) La gestió del coneixement té perspectives tàctiques i operatives, és més detallat que la gestió del capital intel·lectual i se centra en la forma de donar a conèixer i administrar les activitats relacionades amb el coneixement, com la seva creació, captura, transformació i ús.  La seva funció és planificar, implementar i controlar totes les activitats relacionades amb el coneixement i els programes requerits per a l'administració efectiva del capital intel·lectual.  c) La gestió del coneixement és el procés que contínuament assegura el desenvolupament i l'aplicació de tot tipus de coneixements pertinents d'una empresa, a fi de millorar la seva capacitat de resolució de problemes i així contribuir a la sostenibilitat dels seus avantatges competitius.  d)   La gestió del coneixement és la funció que planifica, coordina i controla els fluxos de coneixement que es produeixen a l'empresa en relació amb les seves activitats i el seu entorn, amb la finalitat de crear unes competències essencials.

Usualment el procés implica tècniques per capturar, organitzar i emmagatzemar el coneixement dels treballadors, i per transformar-lo en un actiu intel·lectual que presti beneficis i es pugui compartir.  Actualment, les tecnologies d'informació permeten comptar amb eines que donen suport a la gestió del coneixement en les empreses, amb la recol·lecció, la transferència, la seguretat i l'administració sistemàtica de la informació, juntament amb els sistemes dissenyats per ajudar a fer el millor ús d'aquest coneixement.  Es refereix a les eines ia les tècniques dissenyades per preservar la disponibilitat de la informació duta a terme pels individus líders i més experts, per facilitar la presa de decisions, així com reduir el risc.  Un tema particular de l'administració del coneixement és que el coneixement no es pot codificar fàcilment en forma digital, tal com la intuïció dels individus experts, aconseguida a través d'anys d'experiència, així com poder reconèixer els diversos patrons del comportament que algú amb menys experiència no pot reconèixer.

El procés de l'Administració del Coneixement, també conegut en les fases de desenvolupament com "Aprenentatge Corporatiu" o "Aprenentatge Organitzatiu", té els següents objectius: a) Identificar, recollir i organitzar el coneixement existent.  b) Facilitar la creació de nou coneixement.  c) Enfortir la innovació a través de la reutilització i suport de l'habilitat de la gent en les organitzacions, per aconseguir un millor acompliment en l'empresa.  D'altra banda, la transferència del coneixement, com a part de l'Administració del Coneixement, ha existit sempre en les organitzacions.  De manera informal, per mitjà de les discussions, sessions, reunions de reflexió, etc., i de manera formal per mitjà de l'aprenentatge, l'entrenament professional i els programes de capacitació.  Com a pràctica emergent de negoci, l'administració del coneixement ha considerat l'establiment d'Intranets corporatius, de wikis, i d'altres pràctiques de la tecnologia del coneixement i d'informació.

La gestió correspon al conjunt de processos i sistemes que permeten que el capital intel·lectual d'una organització augmenti de forma significativa, mitjançant la gestió de les seves capacitats de resolució de problemes de forma eficient, de manera que generi avantatges competitius a través del temps.  Actualment ens trobem en una societat on els canvis transcorren a un ritme sorprenent.  El que avui dia és un avantatge competitiu, demà es transformarà en un requeriments del mercat.  En l'època actual, en la qual mantenir un avantatge competitiu és molt difícil, és on les organitzacions han de recórrer a mètodes que permetin augmentar aquests avantatges, entre les quals distingim el coneixement.  La gestió del coneixement té per objectiu administrar aquest coneixement, aconseguint que sigui un avantatge competitiu respecte als seus competidors.  La gestió del coneixement analitza el coneixement existent en l'empresa des d'una perspectiva dinàmica.  Aquesta perspectiva es complementa amb les aportacions de la literatura de capital intel·lectual, que aborda l'anàlisi del coneixement des d'un enfocament dinàmic.  En el camp empresarial, certes empreses desenvolupen i implementen programes de gestió del coneixement i mesurament del capital intel·lectual.  La gestió del coneixement intenta posar en relleu l'avantatge competitiu que s'obté amb les millores, amb un aprenentatge més ràpid i creant nou coneixement.

Aspectes importants a tenir en compte, són: a) contingut creixent del coneixement en productes i serveis;  b) cicles més curts en el desenvolupament de productes nous;  c) la sobrecàrrega d'informació com a generadora de coneixement;  d) peticions de la gent per recolzar-se en l'experiència d'altres persones en l'organització. Internet ha conduït a un augment en la col·laboració creativa, en l'aprenentatge, en la investigació, en el comerç electrònic i en la informació immediata.  Amb l'ajuda de les noves la pràctica de la gestió del coneixement continuarà desenvolupant-se amb el creixement dels usos col·laboratius disponibles mitjançant les tecnologies de la informació i Internet.  L'aprenentatge en línia (e-learning) i els entorns de col·laboració són exemples dels usos de l'administració del coneixement.  El seu ús pot augmentar el nivell de coneixement disponible per a un empleat, mentre que proporciona una plataforma per assolir objectius o accions específics.  La mineria de dades, o extracció de dades, és la utilització, per mitjans automàtics o semiautomàtics, de la recerca i exploració en grans magatzems de dades, donant per resultat el descobriment de patrons i regles significatives.  Per fer això, la mineria de dades utilitza tècniques estadística s, d'automatització de coneixements i de reconeixement de patrons.

La memòria corporativa es pot subdividir en els següents tipus: a) professional (material de referència, documentació, eines, metodologies, ...);  b) companyia (estructura de l'organització, activitats, productes, participants);  c) individual (estat, capacitats, coneixements tècnics, activitats);  d) projecte (definició, activitats, històries, resultats).  Així mateix, les decisions clau a prendre quan explorem la memòria corporativa són: a) quina representació del coneixement s'utilitzarà?  (Històries, patrons, casos, regles, ..);  b) Qui seran els usuaris?  Quin és el seu informació i necessitats d'aprenentatge?;  c) Com comprovar la seguretat i a qui li serà concedit l'accés ?;  d) Com integrar de la millor manera possible amb sistemes existents ?;  e) què assegura que el seu contingut actual és correcte, aplicable i oportú ?;  f) Com motivar els experts a que contribueixin amb les seves idees?  g) Com capturar documents informals, per exemple correu electrònic i missatges instantanis?

La majoria dels esforços de l'administració del coneixement han inclòs la construcció d'una certa forma de memòria corporativa per capturar experiència, per accelerar l'aprenentatge, per registrar l'anàlisi raonada de la decisió, etc.  En una arquitectura de Gestió del Coneixement trobem diferents eines i serveis que configuren com a resultat final una solució completa.  Com a eines de suport a la Gestió del Coneixement podem indicar: a) eines que permeten transmetre el coneixement explícit de forma fàcil al conjunt de membres d'una mateixa empresa.  Els wikis són bon exemple d'aquest tipus d'eines;  b) eines i serveis de gestió del coneixement intern, que són components per gestionar, analitzar, buscar i distribuir informació;  c) eines i serveis de gestió del coneixement extern: Igual que en b, són components que gestionen, analitzen, busquen i distribueixen, però en aquest cas també cal afegir que localitzen i extreuen, atès que la seva missió principal és la localització i extracció d'informació relacionada amb l'empresa, però que està a l'exterior d'aquesta (principalment en Internet o en altres suports de continguts) i que l'empresa pot no tenir coneixement de la seva existència.

Algunes estratègies de gestió de coneixement poden incloure, entre altres, les següents accions: recompenses per motivar l'intercanvi de coneixement;  explicar històries (com a mitjà de transferir coneixement tàcit); comunitats de pràctiques;  directori d'experts, per ajudar al cercador de coneixements a arribar als experts;  avaluació d'accions; transferència de bones pràctiques;  gestió de competències;  repositoris de coneixement;  tecnologies col·laboratives (wikis, xarxes socials, entre d'altres); etc ..